Drucken, Kuvertieren und Versenden auch Sie Ihre Gehaltsabrechnung noch per Papier und Post an Ihre Mitarbeiter?
Mit ePAYSLIP digitalisieren Sie diesen manuellen Prozess der Gehaltsabrechnung einfach, schnell und kosteneffektiv.
ePAYSLIP und die dazugehörige App ist international verfügbar für SAP, Paisy, Datev, Lexware, Sage und alle anderen Lohnsysteme
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Es gibt keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, dass die Gehaltsabrechnung in Papierform zugestellt werden muss. Die Gewerbeordnung regelt lediglich, dass eine Abrechnung in Textform an die Angestellten übermittelt werden muss. Daher spielt es überhaupt keine Rolle, ob die Gehaltsabrechnung online in Papierform oder digital übermittelt wird.
Eine verschlüsselte Verbindung ist durch die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO geregelt. Mit der SSL-Verschlüsselung garantiert ePAYSLIP dabei höchste Zuverlässigkeit und Sicherheit. Alle Dokumente werden in den beiden ISO-27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland redundant archiviert. Verwendet wird dort zudem jeweils ein 2-Wege-geführter Carrierzugang, der für die größtmögliche Sicherheit und Verfügbarkeit der ePAYSLIP Lösung sorgt.
Viele Unternehmen erstellen Gehaltsabrechnungen immer noch in Papierform. Dieser analoge Prozess geht mit einem erheblichen Zeitaufwand einher und zeigt sich sowohl kostenintensiv als auch fehlerbehaftet. Alleine die Routinearbeiten, die unter anderem den Druck, das Kuvertieren und den Versand umfassen, sorgen monatlich für zeitintensive Arbeiten, die eigentlich überflüssig sind.
Zum zeitlichen Faktor kommt der Kostenfaktor hinzu, der bei Gehaltsabrechnungen in Papierform ebenfalls sehr hoch ausfällt. Denn bereits die Arbeitszeit, die Arbeitnehmer in die Erstellung investieren, zeigt sich kostenintensiv. Hinzukommen die Kosten für die papierbasierte Erstellung und das Porto für die monatliche Zustellung.
Zeit und Kosten lassen sich mithilfe einer Online-Gehaltsabrechnung deutlich reduzieren. Da die meisten Arbeitnehmer mittlerweile ein Smartphone, Tablet oder einen PC besitzen, müssen Unternehmen nicht mehr an der papierbasierten Lösung festhalten. Die Online-Zustellung fällt zudem um ein Vielfaches einfacher aus als die Erstellung in Papierform.
Viele Unternehmen arbeiten bereits mit einer Software, die der Erstellung von Gehaltsabrechnungen dient. In vielen Fällen fehlt nur noch der letzte Schritt zur Digitalisierung, bei dem die Gehaltsabrechnung auch online versendet wird. Die Online-Zustellung bringt dabei eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich, die einerseits in der bereits erwähnten Kostenersparnis liegen.
Andererseits steigert die digitale Zustellung die Effizienz im Unternehmen, da die Routinearbeiten in der Lohnbuchhaltung reduziert werden. Die Gehaltsabrechnung steht im Online-System außerdem jederzeit zur Verfügung und kann von jedem beliebigen Ort aus abgerufen werden. Notwendig ist lediglich ein mobiles Endgerät, beispielsweise Smartphone, Tablet oder Laptop. In der Historie können Arbeitnehmer zudem alle empfangenen Lohnabrechnungen einsehen.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Sie als Unternehmen keine Duplikate mehr erstellen müssen. Sie können Ihre Mitarbeiter zudem automatisiert benachrichtigen, wenn eine neue Gehaltsabrechnung im Portal bereitsteht. Der Umstand, dass die digital versendeten Dokumente dauerhaft und jederzeit abrufbar sind, bedeutet für viele Angestellte eine Erleichterung bei der jährlichen Steuererklärung.
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