Entgeltabrechnung: Papierform und digital – beides ist rechtens!
Gemäß §108 der Gewerbeordnung sind Unternehmen grundsätzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern die Entgeltabrechnung in Textform zu erteilen. Außerdem dient die Lohnabrechnung zur Nachvollziehbarkeit über die erfolgten Be- und Abzüge. Allerdings gibt es keine rechtlichen Vorschriften, die besagen, dass das Unternehmen eine Verdienstbescheinigung bzw. Entgeltabrechnung in Papierform auszustellen hat. Zwischen einer digitalen Entgeltabrechnung und einer in Papierform gibt es also rein rechtlich keinen Unterschied.
Ersparnis sowohl bei der Zeit als auch bei den Kosten
Es gibt zwar keinen inhaltlichen Unterschied zwischen der klassischen und der digitalen Entgeltabrechnung. Dennoch bietet die digitale Lohnabrechnung eindeutige Vorteile für Unternehmen und deren Mitarbeiter.
Durch die digitale Entgeltabrechnung entfallen sowohl der Druck der Unterlagen als auch deren Konfektionierung, ebenso wie der Versand. Damit wird innerhalb des Unternehmens viel Zeit eingespart, da das Sortieren, Falten, Kuvertieren und Frankieren nun komplett entfallen kann.
Dank der Digitalisierung in der Entgeltabrechnung wird der administrative Aufwand auf ein Minimum reduziert. Hier findet also eine deutliche Entlastung der HR-Abteilung statt und gleichzeitig stehen den Mitarbeitern alle Dokumente zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung. Zudem sind alle Dokumente auch noch revisionssicher archiviert.
