Digitale Lohnabrechnung mit ePAYSLIP®

Drucken, Kuvertieren und Versenden auch Sie Ihre Gehaltsabrechnung noch per Papier und Post an Ihre Mitarbeiter?

Mit ePAYSLIP digitalisieren Sie diesen manuellen Prozess der Lohnabrechnung einfach, schnell und kosteneffektiv.

ePAYSLIP und die dazugehörige App ist international verfügbar für SAP, Paisy, Datev, Lexware, Sage und alle anderen Lohnsysteme

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Die digitale Lohnabrechnung revolutioniert die Lohnbuchhaltung und bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dank modernster Digitalisierungstechnologie können Lohnabrechnungen nun schnell, einfach und sicher elektronisch erstellt und übermittelt werden. Eine bedeutende Änderung ist, dass die Abrechnungen in digitaler Form erstellt werden und den Mitarbeitern auf verschiedenen Wegen zugesandt werden können.

Eine der größten Vorteile der digitalen Lohnabrechnung ist die Möglichkeit hybrider Zustellungsmöglichkeiten. Damit kann es auch Personen ohne oder mit nur begrenztem Internetzugang ermöglicht werden, ihre Abrechnungen zu erhalten. Überdies spart die digitale Abrechnung eine Menge Zeit und Kosten für Druck und Versand, welche mit einer papierbasierten Lohnabrechnung entstehen würden.

Die Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen ist jedoch nicht nur sinnvoll, sondern auch rechtskonform. Digitale Lohnabrechnungen entsprechen den relevanten gesetzlichen Vorgaben und können ohne zusätzlichen Aufwand rechtskonform erstellt und übermittelt werden. Digitale Abrechnungen sind auch in der Lage, über konventionelle Druck- und Papierformate hinaus zu gehen und Vereinfachung sowie Automatisierung der lohnbezogenen Aufgaben in Unternehmen zu ermöglichen.

Besonders attraktiv ist ebenfalls die einfache Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen, die mit minimalen technischen Kenntnissen durchgeführt werden kann. Aufgrund ihrer User-freundlichen Funktionen wird die Erfassung von Daten und das Arbeiten mit digitalen Abrechnungen deutlich erleichtert. Viele mittelständische Unternehmen haben bereits damit begonnen, ihre Abrechnungen in digitale Lösungen zu integrieren, um von den genannten Vorteilen zu profitieren.

Das besagt die Gewerbeordnung

Es gibt keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, dass die Lohnabrechnung in Papierform zugestellt werden muss. Die Gewerbeordnung regelt lediglich, dass eine Abrechnung in Textform an die Angestellten übermittelt werden muss. Daher spielt es überhaupt keine Rolle, ob die Lohnabrechnung online in Papierform oder digital übermittelt wird.

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Datenschutz bei den digitalen Gehaltsdokumenten

Eine verschlüsselte Verbindung ist durch die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO geregelt. Mit der SSL-Verschlüsselung garantiert ePAYSLIP dabei höchste Zuverlässigkeit und Sicherheit. Alle Dokumente werden in den beiden ISO-27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland redundant archiviert. Verwendet wird dort zudem jeweils ein 2-Wege-geführter Carrierzugang, der für die größtmögliche Sicherheit und Verfügbarkeit der ePAYSLIP Lösung sorgt.

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Vorteile der digitalen Lohnabrechnung

Digitale Lohnabrechnungen bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile. Dazu gehört vor allem die Einsparung von Zeit und Kosten, die durch die digitale Erstellung und Zustellung der Abrechnungen möglich wird. Im Vergleich zur papierbasierten Lohnabrechnung können Unternehmen so erhebliche Einsparungen bei Druck- und Versandkosten erzielen. Zudem fällt der Aufwand für manuelle Prozesse wie das Verteilen von Abrechnungen oder das Verwalten von Papierdokumenten weg. Daraus resultiert eine höhere Prozesseffizienz und eine Entlastung der Mitarbeiter im Personalwesen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil der digitalen Lohnabrechnung ist die sichere Aufbewahrung der Daten. Durch den kostenfreien und datenschutzkonformen Speicherplatz in deutschen Rechenzentren haben Unternehmen die Möglichkeit, eine robuste und hochverfügbare Speicheroption zu nutzen, die sich ideal für die sichere Aufbewahrung von lohnbezogenen Informationen eignet. Zusätzlich zur Datensicherheit bietet die digitale Lohnabrechnung auch die Möglichkeit der standort- und zeitunabhängigen Datenverwaltung und des sicheren Datenzugriffs. Dies erhöht die Flexibilität und Effizienz in der Arbeit von Unternehmen und trägt ebenso zur Verbesserung der Informationssicherheit bei.

Auch aus Sicht der Mitarbeiter bieten digitale Lohnabrechnungen Vorteile. Zum einen können Lohnabrechnungen einfach und schnell online eingesehen werden, ohne dass ein voller Papierordner existieren muss. Zum anderen ist der Zugang zu Lohnabrechnungen standort- und zeitunabhängig möglich. Hierdurch können Mitarbeiter jederzeit und von überall auf ihre Abrechnung zugreifen. Weiterhin trägt die digitale Abrechnung auch zur Aufbewahrung von Informationen bei, so dass die Dokumente immer und überall verfügbar sind. Dies spart nicht nur Platz, sondern ermöglicht es auch, Informationen schnell und effizient auszutauschen.

Daten und Fakten zu ePAYSLIP

218000

Benutzer
(04/2024)

2002

Kunden
(04/2024)

2010

Gründung

100

% einfach

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Digitale Lohnabrechnung für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Digitalisierung hat viele Vorteile für Unternehmen – darunter auch die digitale Lohnabrechnung. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen bietet diese Form der Abrechnung zahlreiche Vorteile, die sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern zugutekommen.

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung für kleine und mittlere Unternehmen

Digitale Lohnabrechnung bietet zahlreiche Vorteile für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Da KMUs jedoch oft begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen haben, ist es besonders wichtig, dass sie effektive und zeit- und kostensparende Lösungen einsetzen, um ihre Geschäftsabläufe zu optimieren. Hier sind einige der Vorteile der digitalen Lohnabrechnung für KMUs:

Zeitersparnis: Eine digitale Lohnabrechnung ist schnell, präzise und automatisiert. Sie senkt den Arbeitsaufwand, der bisher manuell erfolgte, und reduziert Fehler, die durch die manuelle Eingabe von Daten entstehen können. Die Zeitersparnis, die sich durch die Verwendung von digitalen Lösungen ergibt, ermöglicht es KMUs, ihre begrenzten Ressourcen besser zu nutzen und sich auf die Kernkompetenzen ihres Geschäfts zu konzentrieren.

Kostenersparnis: Die traditionelle Lohnabrechnung in Papierform ist aufwendig und kostspielig. Die digitale Lohnabrechnung reduziert die Kosten für Papier, Druck, Porto und Verwaltung, was sich in erheblichen Einsparungen für KMUs niederschlagen kann. Zudem reduziert die digitale Lohnabrechnung das Risiko von Fehlern, Nacharbeit und Wiederholungen, was ebenfalls zur Kosteneinsparung für KMUs beiträgt.

Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Prozessen ermöglicht die digitale Lohnabrechnung eine schnellere und effizientere Verarbeitung von Daten. Die Arbeitgeber können auf Knopfdruck eine genaue Aufschlüsselung der Lohnabrechnungen ihrer Mitarbeiter erhalten, was zur Optimierung der Geschäftsabläufe beiträgt.

Sicherheit: Die digitale Lohnabrechnung bietet ein hohes Maß an Sicherheit, da alle Daten elektronisch geschützt und gespeichert werden. Der Zugang zu sensiblen Informationen wird beschränkt und nur für autorisierte Mitarbeiter zugänglich gemacht. Zudem sind digitale Lösungen in der Lage, Gesetzesänderungen und Änderungen in der Steuergesetzgebung automatisch zu berücksichtigen, was ein weiteres Sicherheitsmerkmal darstellt.

Kostenüberlegungen für kleine und mittelständische Unternehmen

Kleine und mittelständische Unternehmen sollten bei der Einführung der digitalen Lohnabrechnung sorgfältig die Kostenüberlegungen berücksichtigen. In der traditionellen Lohnabrechnung in Papierform entstehen Kosten für Druck, Papier, Porto und Verwaltung, die sich schnell summieren können. Darüber hinaus erfordert die manuelle Erstellung der Lohnabrechnungen einen erheblichen Zeitaufwand und kann zu Fehlern führen, die zusätzlichen Aufwand verursachen.

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung bietet jedoch erhebliche Optimierungspotenziale und Einsparungen. Durch die Verwendung digitaler Lösungen können KMUs die Kosten für Druck, Papier, Porto und Verwaltung erheblich reduzieren. Die digitale Lohnabrechnung führt auch zu einer höheren Effizienz bei der Verarbeitung von Daten, da alle Prozesse automatisiert werden und fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen. Dadurch können KMUs ihre begrenzten Ressourcen besser nutzen und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Digitale Prozesse wie die elektronische Zustellung der Lohnabrechnungen bieten zusätzliche Einsparpotenziale. Die digitale Zustellung spart Zeit und Kosten für den manuellen Versand der Abrechnungen per Post. Darüber hinaus können Arbeitnehmer ihre Abrechnungen jederzeit von überall aus abrufen, um ihre monatlichen Entgeltzahlungen zu überprüfen.

Insgesamt bietet die Digitalisierung der Lohnabrechnung deutliche Optimierungspotenziale und Einsparungen, die sich für KMUs auszahlen können. Durch die Reduzierung der Kosten für Druck, Papier, Porto und Verwaltung sowie die Automatisierung von Prozessen können KMUs effektiver arbeiten und ihre begrenzten Ressourcen besser nutzen.

Gemeinsame Funktionen für kleine und mittelständische Unternehmen

Die Einführung der digitalen Lohnabrechnung bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen erhebliche Vorteile, wie die Reduzierung von Kosten und die Verbesserung der Effizienz. Bei der Implementation müssen jedoch auch die Bedürfnisse und Anforderungen dieser Unternehmen berücksichtigt werden. Eine einfache Integration in bestehende Prozesse ist ebenso wichtig wie eine nutzerfreundliche Oberfläche und ein angemessenes Maß an Sicherheit und Datenschutz.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die enge Zusammenarbeit mit einem professionellen Steuerberater und Anwalt für Arbeitsrecht. Dadurch können viele Fragen geklärt und Unsicherheiten beseitigt werden.

Die Integration der digitalen Lohnabrechnung in bestehende Prozesse sollte einfach und nahtlos erfolgen. Kleinere Unternehmen haben im Allgemeinen weniger Ressourcen für die Umstellung auf digitale Prozesse. Daher sollte die Implementierung so gestaltet sein, dass die bestehenden Systeme nicht gestört werden und die Mitarbeiter schnell lernen können, wie sie die neuen Funktionen nutzen können.

Nutzerfreundlichkeit ist ein weiterer wichtiger Faktor für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Oberfläche sollte einfach zu bedienen und intuitiv sein, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu erhöhen. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, schnell und einfach auf die Informationen zuzugreifen, die für ihre Arbeit relevant sind.

Ein angemessenes Maß an Sicherheit und Datenschutz ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Digitale Lohnabrechnungen enthalten sensible Informationen, die nicht in die falschen Hände geraten dürfen. Aus diesem Grund sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie eine solide Infrastruktur und Sicherheitsprotokolle haben, um die Daten zu schützen.

Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Steuerberater und Anwalt für Arbeitsrecht kann dazu beitragen, dass alle gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die digitale Lohnabrechnung erfüllt werden. Diese Berater können helfen, Fragen zu klären und Unsicherheiten zu beseitigen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen auf Kurs bleibt und keine rechtlichen Probleme entstehen.

Digitale Lohnabrechnung vs. Papierabrechnung

Die digitale Lohnabrechnung und die Papierabrechnung sind zwei verschiedene Methoden, um den Mitarbeitern ihre Gehaltsinformationen zukommen zu lassen. Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen beiden Methoden beschrieben:

1. Kosten: Die Papierabrechnung erfordert die Verwendung von Papier, Umschlägen und Briefmarken, um die Gehaltsinformationen an jeden Mitarbeiter zu senden. Diese Kosten können sich bei großen Unternehmen schnell summieren. Bei der digitalen Lohnabrechnung sind diese Kosten nicht vorhanden, da die Informationen digital an jedem Mitarbeiter gesendet werden können.

2. Komfort: Die digitalen Lohnabrechnung ist in der Regel bequemer für Mitarbeiter, da sie die Informationen online einsehen und herunterladen können. Die Papierabrechnung hingegen erfordert, dass jeder Mitarbeiter die physische Lohnabrechnung erhält und diese sicher aufbewahrt.

3. Effektivität: Die digitale Lohnabrechnung ermöglicht eine schnellere und effektivere Übermittlung von Informationen an Mitarbeiter, da diese sofort verfügbar sind. Bei der Papierabrechnung hingegen kann es zu Verzögerungen kommen, insbesondere wenn die Unterlagen auf dem Postweg verloren gehen.

4. Fehlervermeidung: Die digitale Lohnabrechnung kann das Risiko von Fehlern verringern, die bei der manuellen Eingabe in ein System auftreten können. Die Papierabrechnung hingegen kann fehleranfälliger sein, wenn Daten nicht korrekt eingegeben oder fehlerhaft übertragen werden.

5. Gesetzliche Vorgaben: Bei der Papierabrechnung können die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrung von Gehaltsdokumenten problematisch sein, da Papierabrechnungen leicht verloren gehen oder beschädigt werden können. Bei der digitalen Lohnabrechnung müssen die Unterlagen sicher gespeichert werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Vorteile der digitalen Lohnabrechnung:

– Reduzierte Kosten

– Bequemlichkeit für Mitarbeiter

– Schnellere und effektivere Übermittlung von Informationen

– Verringert das Risiko von Fehlern

– Kompatibilität mit gesetzlichen Vorgaben

Nachteile der digitalen Lohnabrechnung:

– Erfordert eine gewisse technische Kompetenz von den Mitarbeitern

– Kann anfällig für Cyberangriffe sein, wenn die Sicherheitsprotokolle nicht gut genug sind

Vorteile der Papierabrechnung:

– Keine technische Kompetenz seitens der Mitarbeiter erforderlich

– Kein Risiko von Cyberangriffen

– Rückverfolgbarkeit der Papierabrechnungen

Nachteile der Papierabrechnung:

– Höhere Kosten

– Verzögerung in der Übermittlung von Informationen

– Anfälligkeit für Fehler

– Schwierigere Handhabung hinsichtlich gesetzlicher Vorgaben

Insgesamt gibt es Vor- und Nachteile bei beiden Methoden, aber die digitale Abrechnung bietet viele Vorteile in Bezug auf Kosten, Effektivität und gesetzliche Kompatibilität, was sie zu einer effizienteren und kosteneffektiveren Option für Unternehmen macht.