Diese Vorteile bietet die digitale Verdienstabrechnung
Inzwischen arbeiten die meisten Unternehmen bereits seit vielen Jahren mit einer Software für die Erstellung der Verdienstabrechnung. Dennoch wird die Möglichkeit des Online Versands dieser Verdienstabrechnungen noch immer kaum genutzt.
Doch gerade, wenn man sich für digitale Versendung der Verdienstabrechnungen entscheidet, profitiert man gleich von mehreren Vorteilen. Die Kostenersparnis stellt dabei nur einen von weiteren Vorteilen dar.
Neben der Kostenersparnis wird dank der digitalen Lösungen die Effizienz im Unternehmen gesteigert. Die Arbeitskräfte stehen wieder für andere Tätigkeiten zur Verfügung und müssen sich nicht länger mit den lästigen Routinearbeiten befassen.
Auch die dauerhafte, digitale Verfügbarkeit der Verdienstabrechnung ist ein unschlagbarer Vorteil. Immer steht sie im System online zur Verfügung. Damit verfügt auch jeder Arbeitnehmer zu jedem Zeitpunkt über die komplette Historie seiner Verdienstabrechnungen. Es braucht nur wenige Klicks und schon hat man die Möglichkeit, auf die gewünschten Dokumente zuzugreifen.
Die lästige Anforderung von Duplikaten entfällt dank der digitalen Verdienstabrechnung selbstredend ebenfalls. Sollte ein Arbeitnehmern seine Verdienstabrechnung verlegt haben, was meist dann relevant wird, wenn das Finanzamt die entsprechenden Unterlagen anfordert, muss man in diesem Fall kein Duplikat mehr beim Arbeitgeber anfordern, sondern klickt einfach in seine Unterlagen und druckt sich das gewünschte Dokument nochmals aus.
Außerdem wird jeder Arbeitnehmer automatisch benachrichtigt, sobald die neue Verdienstabrechnung im Programm hochgeladen wurde.
Für den Arbeitgeber bedeutet die digitale Variante eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis, für den Arbeitnehmer bedeutet sie, einen genialen, sicheren und einfachen Zugriffsort für alle seine wichtigen Verdienstabrechnungsdokumente zu haben. Nichts kann mehr verloren gehen oder muss mühsam gesucht werden. Ein paar Klicks und schon stehen alle Informationen zu jeder Zeit an jedem Ort zur Verfügung.
Bis wann muss die Verdienstabrechnung ausgestellt sein?
Nach § 108 der Gewerbeordnung ist eine Gehaltsabrechnung für einen Arbeitgeber verpflichtend. Die Abrechnung stellt dabei einen Beleg für das gezahlte Gehalt dar, legt die abgeführten Gelder offen und soll somit eine gewisse Transparenz gewährleisten. Arbeitnehmer können einer Lohnabrechnung die Zusammensetzung ihres Nettogehalts, die abgeführten Beiträge und Kürzungen sowie Zulagen entnehmen.
Der Zeitpunkt, zudem die Abrechnung online oder in Papierform versendet werden muss, ergibt sich aus diesem Zweck. So wird die schriftliche Gehaltsabrechnung erst mit der erfolgten Zahlung fällig und sollte Arbeitnehmern im Anschluss an die Auszahlung als Beleg zur Verfügung gestellt werden.
Welche Pflichten gilt es bei einer Verdienstabrechnung zu beachten?
Stellt ein Arbeitgeber eine Lohnabrechnung online oder in Papierform aus, ergeben sich einige Aufgaben und Pflichten, die unter anderem die folgenden umfassen:
– Prüfung der Versicherungspflicht des Arbeitnehmers
– Fristgerechte An- und Abmeldung des Arbeitnehmers bei der zuständigen Krankenkasse
– Beantragung der Versicherungsnummer für den Arbeitnehmer
– Berechnung und fristgerechte Überweisung von Sozialabgaben, zu denen die Arbeitslosen-, Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung zählen
– Meldung von Arbeitsunterbrechungen an die Krankenkasse und Rentenversicherung
– Erstellung einer Jahresmeldung, die die Beschäftigungszeiten sowie den beitragspflichtigen Arbeitsverdienst offenlegt
– Anmeldung des Arbeitnehmers bei der gesetzlichen Unfallversicherung beziehungsweise Berufsgenossenschaft
Was muss in einer Verdienstabrechnung enthalten sein?
Die Inhalte, die in einer Gehaltsabrechnung nicht fehlen dürfen, werden in § 108 der Gewerbeordnung aufgeführt. Laut der Verordnung muss eine Verdienstabrechnung, egal ob sie online oder in Papierform erfolgt, mindestens Angaben über die Zusammensetzung des Gehalts sowie den Abrechnungszeitraum beinhalten. Die Abrechnung sollte außerdem allgemeine Angaben, Entgeltbestandteile sowie die Art und Höhe von Kürzungen, Zulagen, Abschlagszahlungen, Vorschüssen und sonstigen Vergütungen enthalten.
Welche wichtigen Funktionen zeichnen unsere Lösung für die Online-Verdienstabrechnung aus?
Unsere Lösung für die Verdienstabrechnung stellt Unternehmen eine Vielzahl an Funktionen bereit. Zu den wichtigsten zählen unter anderem die folgenden:
– Dauerhafte, digitale Verfügbarkeit von Verdienstabrechnungen
– Revisionssichere Archivierung gemäß den Anforderungen der GOB und GDPdU
– Optionale Zwei-Faktoren-Authentifizierung per E-Mail oder SMS
– Einfache Volltextsuche in Dokumenten
– Ort- und zeitunabhängiger Zugriff dank Portal-Lösung und App für Mobile Devices
– Benachrichtigung des Arbeitnehmers, sobald eine neue Verdienstabrechnung online bereitsteht
