Elektronische Gehaltsabrechnung mit ePAYSLIP®

Regelung der elektronischen Gehaltsabrechnung

Bisher besteht keine konkrete Regelung, die festlegt, in welcher Form Arbeitgeber ihren Mitarbeiten die Lohnabrechnung zur Verfügung stellen müssen. Folglich ist es unerheblich, ob die Abrechnung in Papierform oder auf elektronischem Weg zugestellt wird. Die Gewerbeordnung besagt lediglich, dass Angestellte grundsätzlich Zugriff auf eine Gehaltsabrechnung erhalten müssen.

Wer in seinem Unternehmen bisher die Papierform genutzt hat und nun auf die digitale Version umsteigen möchte, sollten sowohl den Betriebsrat als auch die Angestellten frühzeitig über die geplante Umstellung informieren. Auf diese Weise lässt sich die Digitalisierung optimal planen und vorbereiten, sodass keine Komplikationen auftreten. Durch gute Argumente und eine klare Kommunikation der Vorteile lässt sich außerdem der Widerstand im Unternehmen reduzieren, der erfahrungsgemäß zu Anfang der Umstellung auftritt.

Zu den Vorteilen zählt hierbei die deutliche Reduktion des Papierverbrauchs, der auch zu einem geringeren Verbrauch von Ressourcen beiträgt. Gleichzeitig lassen sich elektronische Gehaltsabrechnungen orts- und zeitabhängig abrufen und problemlos archivieren. Arbeitgeber und Mitarbeiter sparen auf diese Weise Lagerfläche, schonen die Umwelt und profitieren von einer effizienteren Buchhaltung.

Was gilt es bei der Zustellung zu beachten?

Bei der Zustellung einer elektronischen Gehaltsabrechnung muss der Arbeitgeber die Textform wahren. Das bedeutet, dass es nicht ausreichend ist, dem Arbeitnehmer die Abrechnung lediglich zur Verfügung zu stellen. Der Arbeitnehmer muss die Möglichkeit haben, die elektronische Abrechnung abzurufen, zu speichern und auszudrucken.

Wichtig ist außerdem, dass die Zustellung über ein sicheres System erfolgt. Der Arbeitgeber muss verhindern, dass Dritte Einsicht in das Dokument nehmen können, da dieses vertrauliche Informationen wie die Religionszugehörigkeit und die Sozialversicherungsnummer beinhaltet.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber hinsichtlich der Gehaltsabrechnung?

Jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf den Erhalt einer Abrechnung seines Gehalts, die entweder als elektronische Zustellung oder in Papierform versendet werden kann. Arbeitgeber sind daher nach § 108 der Gewerbeordnung, kurz GewO, dazu verpflichtet, eine (elektronische) Gehaltsabrechnung auszustellen.

In der Abrechnung müssen unter anderem die Art der Vergütung, die Höhe der Vergütung, Abzüge und weitere relevante Angaben ausgewiesen werden. Es gibt jedoch eine Ausnahme, die einen Arbeitgeber von seiner Ausstellungspflicht befreit. Diese Ausnahme greift dann, wenn sich gegenüber der zuletzt ausgestellten Gehaltsabrechnung keine Angaben verändert haben und alle Angaben dieselben sind.

Für die visuelle Gestaltung gibt es zudem keine festen Regelungen. Wichtig ist, dass alle relevanten Angaben enthalten sind und das Dokument sicher zugestellt wird. Der Arbeitnehmer muss außerdem transparent nachvollziehen können, wie sich der ausgewiesene Nettolohn zusammensetzt.

Welche Rechte haben Arbeitnehmer im Rahmen der Gehaltsabrechnung?

Als Arbeitnehmer haben Sie das Recht auf die Ausstellung einer Gehaltsabrechnung. Ob diese in Briefform oder durch eine elektronische Zustellung an Sie ausgehändigt wird, bleibt dabei Ihrem Arbeitgeber überlassen. Wichtig ist, dass Sie Ihren Nettolohn transparent nachvollziehen können und alle wichtigen Angaben in Ihrer Abrechnung enthalten sind. In der Regel können Sie zudem jederzeit eine (elektronische) Gehaltsabrechnung anfordern.

Welche Angaben muss eine Gehaltsabrechnung umfassen?

Egal, ob Sie eine elektronische Abrechnung versenden oder Ihren Mitarbeitern eine Gehaltsabrechnung in Papierform zukommen lassen: Das Dokument muss einige Angaben umfassen, die notwendigerweise enthalten sein müssen. Zu diesen zählen unter anderem der Name und die Anschrift des Arbeitgebers sowie der Name, die Anschrift und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers.

Zudem sind die Versicherungsnummer, die Steuerklasse und die Steuer-ID des Arbeitnehmers aufzuführen. Auch der Beginn und, wenn vorhanden, das Ende der Beschäftigung sowie der Zeitraum der Abrechnung müssen festgehalten werden. Die elektronische oder schriftliche Abrechnung muss außerdem Angaben über die Art und Höhe aller Zuschläge enthalten und alle Zulagen sowie sonstigen Vergütungen aufzählen. Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse sind ebenfalls festzuhalten.

Welche Angaben gehören nicht in eine (elektronische) Gehaltsabrechnung?

Im Gegensatz zu den im vorherigen Absatz genannten Angaben, die verpflichtend in einer Abrechnung enthalten sein müssen, gibt es einige Angaben, die nicht in eine (elektronische) Abrechnung gehören. Zu diesen zählen unter anderem die Rentenversicherungsnummer und Reisekosten, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten, wenn diese im Abrechnungszeitraum angefallen sind.