Rechtliche Verpflichtungen und Compliance
Ab Januar 2025 wird die Pflicht zur digitalen Speicherung von Entgeltunterlagen und Arbeitszeitnachweisen eingeführt. Diese gesetzliche Änderung macht die digitale Personalakte für viele Unternehmen zur rechtlichen Notwendigkeit. Die GoBD-Konformität seit 2015 fordert Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung – Anforderungen, die digitale Systeme besser erfüllen als Papierakten.
Die DSGVO Artikel 32 verlangt technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz. Digitale Personalakten bieten hier klare Vorteile durch Granulare Zugriffskontrolle und vollständige Protokollierung aller Aktionen. Die eEnhaltung von Aufbewahrungsfristen wird automatisiert: 10 Jahre für steuerrelevante Dokumente, 3 Jahre für Bewerbungsunterlagen nach absage.
Betriebsrat und Mitbestimmung
Die Einführung einer digitalen Personalakte unterliegt der Mitbestimmungspflicht nach § 87 bei technischen Überwachungseinrichtungen. Eine Betriebsvereinbarung ist erforderlich für Zugriffsprotokolle und Auswertungsmöglichkeiten. Das Mitarbeiter-Einsichtsrecht bleibt bestehen und wird digital sogar vereinfacht durchsetzbar.
Wichtig ist, dass die Schweigepflicht für Betriebsratsmitglieder auch bei digitalen Systemen gilt. Die transparenz der digitalen Personalakte darf nicht zur Überwachung der mitarbeitenden werden. Stattdessen sollte sie zur Verbesserung der Personalarbeit und zum Schutz der Mitarbeiterdaten beitragen.
Inhalte und Struktur der digitalen Personalakte
Eine vollständige digitale Personalakte gliedert sich in vier Hauptbereiche:
Stammdaten:
- Personaldaten und Kontaktinformationen
- Bankverbindung und Steuerklasse
- Familienstand und Angehörige
- Notfallkontakte
bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf und Anschreiben
- Zeugnisse und Qualifikationsnachweise
- Referenzen und Empfehlungsschreiben
vertragsdokumente:
- Arbeitsvertrag und Änderungsverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- Zusatzvereinbarungen und Dienstwagenregelungen
lohnunterlagen:
- Gehaltsabrechnungen
- Bonusvereinbarungen
- Steuerunterlagen und Jahresmeldungen
Die Struktur sollte einheitlich und logisch aufgebaut sein, damit alle Personen in der Personalabteilung schnell die benötigten Informationen finden.
Was gehört nicht in die Personalakte
Bestimmte Informationen dürfen rechtlich nicht in der Personalakte gespeichert werden:
- private Informationen: Politische Überzeugung, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft
- Gesundheitsdaten: Ärztliche Atteste nur in Anonymisierter Form oder separater Gesundheitsakte
- Betriebsratsunterlagen: Interne BR-Kommunikation bleibt außerhalb der Personalakte
- Verdächtigungen: Nur rechtskräftig bewiesene Verstöße dürfen dokumentiert werden
Diese Abgrenzung ist essentiell für die rechtssichere Führung der digitalen Personalakte und den Schutz der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter.
Implementierung in 5 Phasen
Eine strukturierte Einführung in fünf Phasen minimiert Risiken und maximiert die Akzeptanz:
Phase 1 (Woche 1-2): Ist-Analyse und Anforderungsdefinition Die Zusammenarbeit zwischen IT und HR definiert Ziele und Anforderungen. Alle bestehenden Prozesse werden dokumentiert und optimierungspotentiale identifiziert.
Phase 2 (Woche 3-4): Software-Auswahl und Vertragsverhandlung Nach detaillierter Bewertung verschiedener Anbieter erfolgt die finale Auswahl. Vertragsverhandlungen sollten auch zukünftige Anforderungen berücksichtigen.
Phase 3 (Woche 5-8): Systemkonfiguration und Berechtigungskonzept Das System wird entsprechend den Unternehmensanforderungen konfiguriert. Ein Granulares Berechtigungskonzept gewährleistet Datenschutz und Compliance.
Phase 4 (Woche 9-12): Datenimport und Mitarbeiterschulungen Bestehende Personalakten werden digitalisiert und importiert. Intensive Schulungen bereiten das Team auf die neue Arbeitsweise vor.
Phase 5 (Woche 13-16): Parallelbetrieb und schrittweise Vollumstellung Ein zeitlich begrenzter Parallelbetrieb ermöglicht die schrittweise Umstellung ohne Betriebsunterbrechung.
