Drucken, Kuvertieren und Versenden auch Sie Ihre HR- und Gehaltsdokumente noch per Papier und Post an Ihre Mitarbeiter?
Mit ePAYSLIP digitalisieren Sie diesen manuellen Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach, schnell und kosteneffektiv.
ePAYSLIP und die dazugehörige App ist international verfügbar für SAP, Paisy, Datev, Lexware, Sage und alle anderen Lohnsysteme
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Es gibt keine gesetzliche Regelung, die vorschreibt, dass die Gehaltsdokumente in Papierform zugestellt werden müssen. Die Gewerbeordnung regelt lediglich, dass eine Abrechnung in Textform an die Angestellten übermittelt werden muss. Daher spielt es überhaupt keine Rolle, ob die Gehaltsdokumente in Papierform oder digital übermittelt werden.
Eine verschlüsselte Verbindung ist durch die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO geregelt. Mit der SSL-Verschlüsselung garantiert ePAYSLIP dabei höchste Zuverlässigkeit und Sicherheit. Alle Dokumente werden in den beiden ISO-27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland redundant archiviert. Verwendet wird dort zudem jeweils ein 2-Wege-geführter Carrierzugang, der für die größtmögliche Sicherheit und Verfügbarkeit der ePAYSLIP Lösung sorgt.
Gehaltsdokumente werden in der Regel zwar schon mit der entsprechenden Software digital erstellt, doch der letzte Schritt, nämlich die Verteilung an die Mitarbeiter, läuft dann aber nach wie vor in den meisten Unternehmen wieder analog und klassisch in Papierform ab. Die digitale Variante der Distribution hingegen bietet eine ganze Reihe von Vorteilen, die derzeit offensichtlich mehrheitlich einfach übersehen und daher auch noch nicht genutzt wird.
Noch immer werden vielerorts die Gehaltsdokumente gedruckt, gefaltet, kuvertiert und verteilt. Das bedeutet einen enormen Zeitaufwand, der die kostbare Arbeitszeit der Mitarbeiter, die mit diesen Routineaufgaben betraut sind, geradezu verschwendet. Sofern die Gehaltsdokumente nicht mit der Post zum Wohnort verschickt werden, werden sie dem Arbeitnehmer an seinem Arbeitsplatz im Büro, der Filiale oder der Niederlassung ausgehändigt. Ein Prozess der aus Sicht des Datenschutzes und der Datensicherheit nicht eben unkritisch sein kann.
Wer einmal etwas tiefer in die Materie einsteigt und nachrechnet, wird feststellen, dass sowohl der Druck als auch die Verteilung und der Versand der Gehaltsdokumente pro Abrechnung Kosten in Höhe von bis zu 1,50 Euro je Mitarbeiter und Monat verursachen. Auf die Anzahl der Mitarbeiter hochgerechnet können sich so je nach Größe des Unternehmens erhebliche monatliche Kosten ergeben.
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