Neues Urteil des Bundesarbeitsgerichtes zur Einführung der digitalen Lohnabrechnung
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28. Januar 2025 entschieden, dass Arbeitgeber ihren Verpflichtungen gemäß §108 Abs. 1 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) nachkommen können, indem sie Entgeltabrechnungen in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach einstellen. Dies erfüllt die gesetzlich vorgeschriebene Textform.
Für HR-Manager die über die Einführung einer digitalen Lohnabrechnung nachdenken, hat dieses Urteil folgende Auswirkungen:
1. Umstellung auf digitale Lohnabrechnung:
Unternehmen können nun rechtssicher von papierbasierten auf elektronische Gehaltsabrechnungen umstellen, was zu Kosteneinsparungen und effizienteren Prozessen führt.
2. Sicherstellung des Zugangs für alle Mitarbeiter:
Für Beschäftigte, die privat keinen Online-Zugriff haben, muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass sie die Dokumente im Betrieb einsehen und ausdrucken können.
3. Mitbestimmung des Betriebsrats:
Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Es ist daher wichtig, frühzeitig die Arbeitnehmervertretung einzubeziehen und entsprechende Vereinbarungen zu treffen.
4. Datenschutz und IT-Sicherheit:
Die digitalen Systeme müssen den aktuellen Datenschutzbestimmungen entsprechen und vor unbefugtem Zugriff geschützt sein. Dies erfordert Investitionen in sichere IT-Infrastrukturen und regelmässige Schulungen der Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten.
5. Kommunikation und Schulung:
Es ist essenziell, die Belegschaft über die Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen zu informieren und bei Bedarf Schulungen anzubieten, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen.
Durch die Umsetzung dieser Massnahmen können Unternehmen die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung nutzen und gleichzeitig den gesetzlichen Anforderungen sowie den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden.
