Digitalisierung von HR-Prozessen – Wie die Auflösung eines Dilemmas gelingt

Am Anfang der Überlegungen steht eine Frage der Geschäftsführung im Mittelpunkt, die die HR-Chefs hierzulande nur allzu gut kennen:

Welchen Beitrag leistet die HR-Abteilung zum Unternehmenserfolg?

Selbstverständlich gibt es darauf nicht nur eine Antwort. Eine klassische Variante ist aber die folgende: „Wir sorgen als HR-Abteilung dafür, die passenden Mitarbeiter mit den benötigten Kompetenzen zum gewünschten Zeitpunkt den Managern des Unternehmens zur Verfügung zu stellen.“

Das Dilemma der HR-Abteilungen

Soweit so richtig.
Und nicht genug damit, dass es in starken Wachstumsphasen ohnehin schon immer schwieriger wird, dieses Versprechen einzulösen. Es kommt in vielen Unternehmen noch eine weitere Dimension hinzu, um die Herausforderung für die HR-Abteilungen zu vergrößern: der Druck auf die Kosten zur Sicherung der zukünftigen Profitabilität des Unternehmens und damit letztlich der Arbeitsplätze.

Um dieser angespannten Situation nun noch die Krone aufzusetzen, fordert der Digitalisierungsmanager des Unternehmens von den Fachabteilungen ihren Beitrag zur Anpassung des Geschäftsmodells und der Prozesse ein – auch von HR.

Diese kurze Beschreibung ist nur ein kleiner Auszug aus den vielschichtigen Anforderungen, denen sich HR-Abteilungen gegenübersehen. Sie zeigt aber, dass die Antwort auf die weiter oben gestellte Frage nach dem Beitrag von HR zum Unternehmenserfolg nicht so einfach zu beantworten ist.

Der Lösungsansatz: Digitalisierung von Administration

Die strategischen HR-Prozesse wie das Recruiting, die Entwicklung der Mitarbeiter und auch das Employer-Branding repräsentieren in HR sicher die Königsdisziplinen mit entsprechender Gewichtung im Tagesgeschäft. Das muss und soll so sein, hängt davon doch maßgeblich der Unternehmenserfolg der Zukunft ab. Hier zu sparen, wäre kontraproduktiv. Im Gegenteil. Oft reicht das zur Verfügung stehende Budget nicht aus, um den komplexen Anforderungen der Organisation in voller Gänze zu genügen.

Wie also kann HR den Anforderungsdreiklang aus „strategischer Personalarbeit“, „HR-Prozesse digitalisieren“ und dabei möglichst gleichzeitig auch noch „Kosten sparen“ meistern?

Werfen wir dazu einen Blick über den Zaun der administrativen Prozesse in einer HR-Abteilung.
Der bei weitem komplexeste und damit auch teuerste Prozess ist die Erstellung und Verteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Ein absolutes Muss, denn die Mitarbeiter wollen für ihren engagierten Einsatz natürlich auch entlohnt werden.

Bei genauerem Hinsehen finden sich in diesen Prozessen einige, vielversprechende Ansatzpunkte, um den obengenannten Dreiklang aufzulösen, ohne zusätzlich Geld zu investieren und obendrein auch noch massiv Kosten einzusparen.

Ein viel diskutiertes Thema ist in diesem Zusammenhang die Auslagerung der internen Lohnabrechnung an externe Dienstleister. Die Antwort auf die Frage des organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Nutzens dieser HR-Prozessoptimierung ist ebenso klar wie unterschiedlich: Es kommt nämlich auf die individuelle Situation des Unternehmens an.

Anders und deutlich einfacher lässt sich die Frage nach dem Nutzen bei der Betrachtung des administrativen Prozesses der Verteilung der Dokumente aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung an die Mitarbeiter beantworten.

Kleine Ursache – große Wirkung

Bei immer noch mehr als 90 % aller Unternehmen in Deutschland sieht dieser analoge Prozess seit jeher wie folgt aus:

1. Durchführung der Lohn/Gehaltsabrechnung
2. Ausdruck aller Dokumente (Lohnabrechnung, SV-Nachweis, Lohnsteuerbescheinigung etc.)
3. Kuvertierung der Dokumente
4. Versand per Post oder manuelle Verteilung durch Abteilungen

Für den oben skizzierten Prozess entstehen heute Kosten in Höhe von 1,00 € – 1,50 € je Mitarbeiter und Monat. Die geplante Erhöhung der Portokosten durch die Deutsche Post im kommenden Jahr 2019 ist in dieser Berechnung noch gar nicht berücksichtigt.

Aus den meisten Lohnabrechnungssystemen im Markt werden bereits digitale Dokumente in Form von PDF-Dateien ausgegeben. Diese Dokumente werden dann aber durch den Ausdruck in analoge Dokumente zurückgewandelt.
Die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens wird auf diese Weise von HR nicht gerade positiv unterstützt. OK, und nun?

Es gibt eine ebenso einfache wie sichere und schnell einzuführende Lösung für das Problem.

Durch die vollständige Digitalisierung des Verteilungsprozesses der Lohndokumente über ein systemunabhängiges Webportal unterstützt HR die digitale Unternehmensstrategie und erreicht parallel erhebliche Kosteneinsparungen.

Am Beispiel eines Unternehmens mit 2.000 Mitarbeitern lässt sich das Potenzial einfach verdeutlichen.

Verteilung der Dokumente	Anzahl Mitarbeiter	Kosten / Mitarbeiter / Monat	Kosten / Jahr	Einsparung/Jahr
Analog (IST)	2000	1,20 €	28.800,00 €
Digital (SOLL)	2000	0,39 €	9.360,00 €
				19.440,00€

Fazit

Es zeigt sich, dass es für die Auflösung des Dilemmas des HR-Anforderungsdreiklangs durchaus vielversprechende, kosteneffektive und einfach umzusetzende Lösungen gibt.

Die Digitalisierung von HR-Prozessen bei gleichzeitiger Einsparung von Kosten und der Schaffung von zusätzlichen Freiräumen für strategische Personalarbeit ist heute also keine Illusion mehr.